Skontaktuj się z nami (+48) 12 446 66 66

Spis treści

FAQ

Na podstawie przychodzących pytań do naszego Działu pomocy oraz pojawiających się na szkoleniach wątpliwości rozbudowujemy nasz dział najczęściej zadawanych pytań.
Oto i one wraz z odpowiedziami:


Podstawowe pytania


Jak wygląda Egito CRM?

Układ interfejsu i opis poszczególnych elementów systemu opisaliśmy jako jeden z pierwszych kroków w systemie.


Co to jest CRM?

CRM to metodyka zarządzania, którą można realizować efektywniej dzięki rozwiązaniom IT. Szczegółowy opis znajduje się tutaj.


Jakie funkcje posiada system CRM?

Egito CRM wykracza poza typowe funkcje CRM. Wszystkie opisaliśmy w dziale funkcje w naszej Bazie wiedzy.


Jakie moduły posiada Egito CRM?

Nasz system możesz dostosowywać do swoich potrzeb. Wybierasz sam z jakich modułów będzie się składać a jako administrator za pomocą uprawnień zdecyduj, które z nich będą widoczne dla pracowników. Zestawienie ogólne modułów Egito CRM znajdziesz tutaj.


Jakie pluginy posiada Egito CRM?

Tak. Istnieją pluginy Egito, które możesz dodać do swoich programów. Rozpoczęliśmy od naszym zdaniem najważniejszych czyli wtyczki Gmail w Google Apps dla firm oraz wtyczki do MS Outlook. Te pluginy pomogą w integracji między dwoma aplikacjami.


Jakie aplikacje posiada Egito?

Ze względu na biznesowy charakter programu skupiliśmy się na aplikacji webowej czyli tej dostępnej przez przeglądarkę internetową w komputerze stacjonarnym, laptopie. Wersja ta dostępna jest również poprzez przeglądarki mobilne i pozwala na pełną funkcjonalność systemu w terenie. Idąc z duchem czasu rozwijamy aplikacje mobilne. Zaczęliśmy od popularnej platformy - android.


Czy Egito CRM jest mobilny?

Tak. Masz dwie możliwości dostępu do Egito CRM z urządzeń mobilnych:

  • Poprzez przeglądarkę mobilną - klasyczna wersja web.
  • Opublikowaliśmy pierwszą wersję aplikacji mobilnej na system Android.

Czy istnieje aplikacja Egito na telefon?

Zakończyliśmy testy i opublikowaliśmy pierwszą wersję aplikacji na platformę Android. Cały projekt będziemy rozwijać w stronę jak największej mobilności.


Wdrożenie i instalacja


Jaki jest koszt wdrożenia CRM?

Istnieje wiele modeli biznesowych współpracy z twórcami systemów CRM. Największa różnica istnieje pomiędzy roziwązaniami on premise a on demand. Te drugie, zwane również Software as a Service SaaS (w tym Egito CRM) to rozwiązania IT nie wymagające inwestycji we własne serwery, rozbudowany dział IT, licencje. Pozwala to zaoszczędzić nawet 60%. Wśród tego typu systemów znajdziemy te, które rozliczasz za pomocą liczby wpisów do bazy danych lub, tak jak w Egito, poprzez liczbę kont użytkowników. Zachęcamy do zapoznania się z naszym cennikiem.


Jak przebiega wdrożenie CRM?

Trudno określić szczegółowy przebieg wdrożenia dla każdej firmy. Jednak taka typowa procedura wygląda podobnie do poniższego schematu:

  1. Analiza potrzeb
  2. Konfiguracja systemu zgodnie z analizą
  3. Import danych
  4. Przygotowanie szablonów dokumentacji
  5. Uruchomienie integracji
  6. Szkolenie pracowników

W zależności od Twoich potrzeb i poziomu dostosowań możliwe jest skrócenie czasu wdrożenia do kilku dni. Większe potrzeby wymagać będą proporcjonalnie więcej czasu.


Ile czasu zajmuje wdrożenie?

Czas wdrożenia zależy od Twoich wymagań względem systemu. Jeżeli nie potrzebujesz nic dostosowywać system jest gotowy do pracy w Twojej firmie. Ilość użytkowników również ma znaczenie - warto by ich przeszkolić. Poważniejsze wdrożenia mogą zająć nawet kilka miesięcy.


Jak przebiega instalacja CRM?

Jako, że Egito CRM to system SaaS czyli usługa dostępna online wystarczy standardowo skonfigurowana przeglądarka by zalogować się i korzystać z systemu.


Jak zintegrować Egito CRM z Outlook?

Do integracji wymagane jest zainstalowanie przygotowanej przez nas wtyczki. Umożliwia ona na synchronizację poczty w obu kierunkach oraz na podgląd danych kontaktowych z maila. Podgląd odnajduje te dane w systemie Egito CRM lub można je tam dodać jako kontakt, kontrahenta lub lead. Wszystko to bez wychodzenia z programu MS Outlook.


Jak zintegrować CRM z mailem.

Mamy możliwość zintegrować się z Twoim oprogramowaniem pocztowym szczególnie poprzez

Oferujemy większe możliwości integracji, wystarczy skontaktować się z naszym działem pomocy.


Jak skonfigurować e-mail w Egito CRM?

Egito CRM podczas wysyłki maili z systemu (w przypadku ofert, zamówień, faktur, kampanii) korzysta z własnych serwerów pocztowych, ale jako nadawca maila będą widnieć odpowiednie maile zalogowanego użytkownika. Tak więc, poza uzupełnieniem danych w ustawieniach konta użytkownika nie potrzeba żadnej szczegółowej konfiguracji.


Jak zaimportować dane?

Do systemu można zaimportować istniejącą już bazę danych. Istnieją dwie możliwości importu:

Importowanie dostępne jest dla kilku wybranych list:

  • Kontrahenci
  • Kontakty
  • Lead
  • Produkty

Czy zdublowane rekordy zostaną scalone podczas importu?

Importer weryfikuje importowaną bazę względem treści powtarzających się. Zwraca uwagę na pola Nazwa oraz NIP. Jeżeli napotka na identyczną zawartość tych pól dla dwóch różnych rekordów to dany rekord importowany zostanie oznaczony jako błąd importu. Natomiast w przypadku gdy w importowanej bazie istniały powtórzenia to zaimportowany zostanie pierwszy z powtarzających się rekordów. Pamiętajmy, że polami weryfikacyjnymi wciąż są Nazwa i NIP.


Jak dodać własne pola w Egito CRM?

Edycja formularzy możliwa jest jedynie poprzez kontakt z naszym działem pomocy. Administratorzy mogą za pomocą słowników edytować zawartość niektórych pól.


Obsługa systemu Egito CRM


Jak wygląda obsługa klienta w CRM?

Przede wszystkim należy rozróżnić możliwości operacyjne od komunikacyjnych.

  • Ta pierwsza kategoria zawiera w sobie wszelkie działania dotyczące obsługi klienta niewidoczne dla niego. Przed wszystkim będą to:
    • dodanie danych klienta do bazy oraz ich edycja
    • kategoryzacja klienta, dodawanie do list marketingowych
    • przypisanie szansy sprzedaży, konwersja sprzedażowa
    • planowanie działań, przygotowanie propozycji ofert
    • rozliczenie płatności
  • Działania komunikacyjne są dla klienta widoczne ale nie w całości. Dokumenty możesz w systemie wygenerować dla danego kontaktu a następnie dzięki przypisanym danym wysłać bezpośrednio z Egito lub wydrukować:
    • Oferty
    • Zamówienia
    • Faktury
    • Dokumenty magazynowe
    • Dokumenty kasa/bank

Zakres danych rejestrowanych w systemie zależy od użytkowników, dane zebrane w ten sposób pozwolą usprawnić obsługę klienta.


Jak wygląda e-mailowa obsługa klienta poprzez CRM?

Możliwości komunikacyjne są ważną częścią Egito CRM. Obsługa email realizowana jest na kilka sposobów:

  • Dodawaj korespondencję do kontaktów w systemie. Stworzysz historię korespondencji.
  • Planuj maile, które będziesz miał wysłać. Dodawaj projektowaną treść.
  • Wysyłaj masowe mailingi do wielu adresatów na raz.
  • Twórz listy mailingowe, zarządzaj adresatami.
  • Korzystaj z integracji z innymi programami pocztowymi.

Jak wygląda śledzenie i archiwizacja e-maili w Egito CRM?

Każdy wysłany mail możesz za pomocą wtyczki do Google Apps lub MS Outlook zsynchronizować do systemu. Jeżeli korzystasz z innego programu pocztowego lub z innego powodu nie używasz wtyczki masz dodatkowo opcję wysyłania do swojego Egito. Maile dodane ręcznie lub z pomocą powyższych sposobów do systemu mają powiązania, które pozwolą na odnalezienie kontekstu danego maila. Dane maila oraz jego treść są archiwizowane przez system w momencie gdy działanie zakańczasz (można dodać czy z sukcesem, czy z porażką). Archiwum komunikacji możesz przejrzeć, w zależności od powiązań, według:

  • adresata
  • nadawcy

Jak stworzyć kampanię emailową?

Wejdź w zakładkę marketing a tam znajdziesz przycisk Nowy mailing. Dokładny opis tworzenia nowego mailingu znajdziesz tutaj.


Jak zmienić język?

W tym momencie nie ma możliwości zmiany języka programu. Dostępna jest jedynie polska wersja systemu.


Jakie języki obsługuje Egito CRM?

Sam program jest dostępny na razie tylko w wersji polskojęzycznej. Do wpisywania danych możesz oczywiście stosować dowolny język za pomocą odpowiednio kodowanych alfabetów.


Jakie integracje oferuje Egito CRM?

Integracje to bardzo ważny element pracy firm stosujących różne specjalistyczne rozwiązania IT. By wspomóc pracę z rozproszonymi bazami danych i umożliwić dostęp do specjalistycznych funkcji z systemu oferujemy integracje zgodnie z opisem.


Jak zintegrować Egito CRM z Gmail?

Umożliwiamy dwustronną integrację z Google Apps dla firm.


Jakie poziomy użytkowników są dostępne?

Domyślnie dostępne są dwa poziomy użytkowników tzn Administracyjne i Pracownicze. Administratorzy mają dostęp na poziomie całej organizacji do wszystkich modułów, łącznie z ustawieniami. Natomiast uprawnienia pracowników można rozróżnić, grupować i zestawić w formie hierarchii wraz z odpowiednią strukturą uprawnień. Od administratorów zależy ile będzie poziomów oraz jak przypisani będą użytkownicy. O hierarchii przeczytasz tutaj.


Jak zarządzać relacjami z klientem w Egito?


Jak dodać nowy kontakt?

Kontakty dodajesz w zakładce Kontrahenci zgodnie z poniższą instrukcją.


Jak dodać nową firmę?

Nowe firmy dodajesz jako kontrahentów.


Jak dodać nowy deal/szansę sprzedaży?

Szanse sprzedaży dodajesz w zakładce Sprzedaż. Pomoże Ci poniższa instrukcja.


Zarządzanie dealami/szansami sprzedaży?

Podgląd i edytowanie szans sprzedaży to typowa praca z szansami sprzedaży.


Jak dodać nowy lead?

Leady dodajesz w zakładce Kontrahenci zgodnie z poniższą instrukcją.


Jak dodać nowe działanie?

Działania dodajesz w zakładce Moja praca zgodnie z poniższą instrukcją.


Jak zaimportować kontakty?

Przygotowaliśmy importer danych do Egito CRM, w tym do importu kontaktów. Plik do zaimportowania powinien zostać uprzednio przygotowany.


Jak wyeksportować kontakty z Egito CRM?

Przeglądając listę kontaktów możesz ją filtrować i ograniczyć do kontaktów, które chcesz wyeksportować. Nad listą dostępny jest przycisk Excel, za pomocą którego wygenerujesz listę w postaci pliku .xls. Plik obejmował będzie nie tylko wyniki widoczne na liście, ale wszystkie objęte filtrem z kolejnych stron listy.
Opcja eksportu powinna być ograniczona uprawnieniami przez administratora.


Jak wyeksportować dane?

Jeżeli potrzebujemy dane z systemu Egito CRM wyeksportować to można to zrobić w postaci pliku Excel. Wygenerowanie takiego pliku następuje poprzez wyświetlenie dowolnej listy w systemie, można ją odpowiednio filtrować, a następnie klikniecie przycisku Excel znad listy. Plik Excel z właściwym dla listy układem kolumn i wierszy zostanie pobrany na dysk lokalny. Zawierał będzie wszystkie wyniki objęte filtrem na liście. UWAGA: funkcję tę warto ograniczyć poszczególnym użytkownikom dzięki uprawnieniom.


Jak korzystać z kalendarza?

Za jego pomocą wyświetlisz swoje zaplanowane działania oraz sprawdzisz kalendarz firmowy, innych pracowników. Informacje o możliwościach kalendarza znajdziesz tutaj.


Jak dodać nowy produkt?

Dodawanie produktów opisaliśmy tutaj.


Jak dodać nowe zamówienie?

Zamówienia możesz dodawać z poziomu Ofert lub po prostu z przycisku Dodaj zamówienie. Dodawanie zamówień zostało wyjaśnione w osobnym artykule.


Jak zarządzać stanem magazynowym?

W przypadku korzystania z modułu magazyn stany magazynowe kontrolujesz za pomocą dokumentów magazynowych.


Co to są dokumenty magazynowe?

Dokumenty magazynowe służą do zarządzania stanem magazynowym, dla różnych magazynów, towarów, kontrahentów. Za ich pomocą rejestrowane są wszelkie zmiany stanu w magazynach. Możesz o nich poczytać tutaj.


Funkcje księgowe w systemie CRM


Co to są dokumenty kasowe?

Dokumenty kasowe, podobnie jak bankowe, pozwalają kontrolować przepływy finansowe w organizacji. Za ich pomocą rejestrujesz zmianę wraz z wartością tej zmiany dla poszczególnych kas i banków. W module Kasa/Bank znajdziesz wszystkie informacje dotyczące dokumentów kasowych.


Jak wygenerować raport bankowy w CRM?

Jeżeli korzystasz z dodatkowo uruchamianych zaawansowanych płatności możesz przejść do zakładki Kasa/Bank a w niej znajdziesz przyciski odpowiadające za raporty dla kas i banków. Możesz wybrać następujące opcje raportów:

  1. Raport wszystkich kas
  2. Raport pojedynczej kasy
  3. Raport wszystkich banków
  4. Raport pojedynczego banku

Za każdym razem system wyświetli zestawienie płatności zgodnie z wybraną opcją. Listę można dalej wygenerować w postaci arkusza kalkulacyjnego Excel lub ewentualnie filtrować ją dalej.


Jak utworzyć fakturę?

Dodawać faktury można z poziomu:

  • Kontaktu
  • Kontrahenta
  • Lead
  • Oferty
  • Zamówienia
  • Produktu
  • Dokumentu magazynowego
  • Wszystkich miejsc gdzie wyświetlona jest lista faktur powiązanych.

Proces dodawania faktury został opisany szczegółowo tutaj.


Jak wygenerować fakturę w PDF?

Każdą fakturę dodaną do systemu możesz pobrać w postaci pliku PDF lub wydrukować ją bezpośrednio z programu. Służą do tego odpowiednie przycisku dostępne znad szczegółów faktury, po wejściu do niej z listy.

  • PDF
  • Drukuj

Za każdym razem określasz czy będziesz generował PDF/wydruk:

  • Oryginał
  • Kopia
  • Duplikat
  • Oryginał/Kopia

Jak dodać fakturę kosztową do CRM?

Faktury kosztowe pozwalają na kontrolę wydatków za pomocą dodawania faktur wystawionych na naszą firmę oraz rozliczanie ich. Funkcje te dostępne są już w uproszczonych rozliczeniach w zakładce Sprzedaż pod przyciskiem Nowa faktura dla faktur kosztowych. Faktury kosztowe szczegółowo opisaliśmy tutaj.


Jak wysłać fakturę z CRM?

Po zapisaniu faktury w systemie, nawet przed zamknięciem buforu faktury, możesz wysłać ją bezpośrednio z systemu. Służy do tego przycisk Wyślij znajdujący się nad widokiem szczegółów faktury. Domyślnie skorzysta on z adresu osoby kontaktowej dla faktur danego kontrahenta, wstawi standardową zawartość e-maila. Treść tych pól można edytować. Faktura zostanie dołączona do e-maila w postaci pliku PDF jako załącznik.


Co to jest faktura Proforma?

Jest to specjalna faktura, która służy do poinformowania kontrahenta o kształcie ostatecznej oferty szczególnie pod względem finansowym. Nie wymaga ona odprowadzania podatku a opłacona przez klienta ułatwia wystawienie faktury VAT. Jeżeli będzie odrzucona to nie ma potrzeby jej wycofywania czy korekty. Ma swoją własną numerację i nie zaburza zwyczajnej pracy księgowości ani analiz finansowych. Więcej w opisie faktur w module sprzedaż.


Jak utworzyć fakturę proforma?

Faktrury proforma wystawiasz podobnie jak inne faktury: zakładka sprzedaż, przycisk dodaj fakturę, opcja Nowa faktura proforma. Więcej na ten temat w opisie faktur.


Jak skorzystać z wersji na mobilną przeglądarkę internetowa?

Na tym etapie prosimy o korzystanie z klasycznej wersji przeglądarkowej. Ilość pobieranych danych nie różni się znacznie.


Dlaczego nie widzę działań innych użytkowników?

Po pierwsze, może to być kwestia uprawnień użytkownika. Po drugie działania innych użytkowników są dostępne pod przyciskiem Wszystkie działania. Po trzecie podczas przeglądania listy działań pamiętaj o szybkich filtrach z lewego panelu. Po czwarte udostępnione Ci kalendarze innych pracowników wyświetlisz dzięki przyciskowi z lewego panelu Inne kalendarze podczas przeglądania własnego kalendarza.


Dlaczego nie mogę dodać produktów do dokumentów?

Produkty są powiązane ze stanem magazynowym. Jeżeli korzystamy z zaawansowanego modułu magazynu to można dodawać produkty do dokumentów tylko jeżeli są dostępne w magazynie. Za pomocą dokumentów zmieniamy ten stan i wydajemy produkty z magazynu. Zgodność stanu faktycznego z dokumentami zależy więc od skrupulatności podczas pracy z dokumentami magazynowymi i sprzedażowymi (np. WZ, Zamówienia). System stara się w tym pomóc, uniemożliwiając popełnienie oczywistego błędu np. sprzedanie towaru, którego nie ma aktualnie w magazynie. dublowanie sprzedaży itp. Podczas dodawania produktów do dokumentu należy więc zweryfikować wartość w kolumnie ilość produktu i porównać ją z ilością dostępnych produktów. Wystarczy podczas dodawanie produktu z CRM przesunąć listę w lewo i spojrzeć w obie omawiane kolumny.