Archiwum
Jedną z najważniejszych cech systemów CRM jest tworzenie archiwum podczas pracy z programem. Część z informacji rejestrowana będzie automatycznie, inne będziesz dodawać ręcznie i decydować o ich statusie w systemie. Masz możliwość usuwania większości rekordów dodanych do bazy. Jednak nasza rada dla każdego użytkownika brzmi:
Nie usuwajmy nic z systemu!
Nie ma sensu by, poza oczywistymi zbędnościami, usuwać cokolwiek z systemu. Dla informacji nieaktualnych, nieważnych dostępny jest specjalny status - nieaktywny. Pozwala on na:
- Podgląd bieżącej pracy bez zbędnych informacji.
- Klarowną kategoryzację wpisów w bazie.
- Archiwizację danych łącznie z tymi błędnie zakwalifikowanymi jako niepotrzebne.
- Nie naruszanie powiązań w bazie danych.
Powiązania w systemie
Wiele z tworzonych przez użytkownika wpisów może zostać powiązane z innymi wpisami. Wzajemne istnienie powiązanych wpisów uniemożliwia ich usunięcie. Stąd również potrzeba posiłkowania się statusem nieaktywny, który pozwala ukryć z bieżącej pracy niepotrzebne informacje bez naruszania struktury powiązań. W razie potrzeby umożliwia wgląd do zależności między danymi, nawet tymi nieaktywnymi.
Korzystanie ze statusu 'nieaktywny'
Zmiana statusu dowolnego wpisu (kontaktu, kontrahent, działania, faktury itp.) na nieaktywny dostępna jest podczas dodawania lub edycji. Podczas zakańczania działań są one dezaktywowane automatycznie - tworzą archiwum. W szczegółach wpisu w polu status wystarczy wybrać nieaktywny. Wpis taki od tej pory domyślnie nie będzie widoczny na listach danej kategorii wpisów (lista kontaktów, lista zamówień itp.). Aby spojrzeć w archiwum, w nieaktywne wpisy skorzystaj z odpowiedniego filtra z lewego panelu: Z szybkich filtrów w polu status dodaj nieaktywne dzięki czemu wyniki będą tak filtrowane, że pokażą się również nieaktywne wpisy.
Dodawanie spoza systemu
Najważniejszym dodawaniem będzie oczywiście import wielu wpisów do bazy. Podczas korzystania z programu pocztowego możesz skorzystać z naszych integracji synchronizujących pracę obu systemów. Jeżeli integracja nie jest dostępna dla programu, z którego korzystasz, możesz dosłać maila (najlepiej jako Ukryte Do Wiadomości - UDW/BCC) na specjalny wewnętrzny adres pocztowy skonstruowany wg zasady: nazwa_uzytkownika@nazwa_firmy.egito.pl - zostanie on dodany jako działanie w systemie a dane pobierze z pól przysłanego maila. Mail wysyłany później jako Przekaż Dalej nie zawiera wszystkich informacji (np. adresata) dlatego sugerujemy dodawanie UDW podczas oryginalnego wysłania.