Wystawianie faktur
Egito CRM to program sprzedażowy z możliwością wystawiania faktur. Na co należy zwrócić uwagę podczas korzystania z tych funkcji?
Rodzaje faktur
Proforma
Proforma to dokument nie mający znaczenia księgowego, ale można z niego korzystać jako wstępnego dokumentu celem poinformowania klienta jak wyglądać może finalne rozliczenie. Z proformy można łatwo wystawić Fakturę VAT przy czym należy odnotować właściwie moment rozliczenia: jeżeli Proforma jest wystawiona i opłacona to należy ją rozliczyć najpierw i potem wystawić FV do już rozliczonej Proformy. Jeżeli klient prosi o wystawienie FV zanim opłaci dokument wtedy wystawiamy FV, którego płatność będzie czekać na rozliczenie. W obu przypadkach najważniejszym polem jest pole Zapłacono wskazujące dla księgowości własnej, klienta i Urzędu skarbowego jaka byłą chronologia zdarzeń księgowych.
Faktury VAT
Podczas wystawiania faktur VAT należy brać pod uwagę indywidualną sytuację własnej działalności w zakresie:
- zwolnienia/obowiązku VAT,
- używanych stawek dla poszczególnych towarów i usług,
- potrzebnych typów dokumentów, używanych numeracji, walut i języków dokumentów. W sytuacjach niejasnych prosimy o kontakt z działem pomocy.
Korekty
Korygowanie faktury jest dostępne dopiero po zamknięciu buforu danego dokumentu. A więc:
- wchodzimy w szczegóły faktury, którą chcemy korygować.
- Nad fakturą dostępny jest przycisk Zamknij bufor
- po jego kliknięciu zmieni się w opcję Koryguj.
Podczas korygowania np. zwrotów sugerujemy zmniejszanie ilości zamiast modyfikowania ceny jednostkowej w pozycjach faktury.
Faktury zaliczkowe i końcowe
Wystawienie faktury zaliczkowej dostępne jest z poziomu zapisanej Proformy. Proforma pełni rolę zbioru całego zamówienia, wszystkich pozycji i szczegółów cenowych - jako, że Faktura zaliczkowa obejmować będzie jedynie wartość i podatek od przyjmowanej zaliczki. Oczywiście wszystkie powiązania między Proformą, Zaliczkami i Fakturą końcową zostaną zachowane.
W zaliczce zapisujemy:
- kwotę przyjmowanej zaliczki,
- stawkę VAT dla zaliczki - w zależności od kwoty i jaką część całości zamówienia stanowi może odpowiadać stawce głównego towaru/usługi lub być podzielona proporcjonalnie na osobne zaliczki dla każdej ze stawek,
- w polu Zapłacono wskazujemy jaka wartość z fakturowanej zaliczki jest już przyjęta,
Fakturę końcową można wystawić jedynie z ostatniej Zaliczki (jeżeli jest więcej niż 1) po zamknięciu buforów wszystkich faktur (zarówno Proformy jak i wszystkich zaliczek)
Faktury cykliczne
Ustawienie cykli skutkuje automatycznym wystawieniem ustalonego rodzaju faktury w wybranym cyklu np. co miesiąc, raz na pół roku, corocznie. Taka faktura ma stałą wartość i wskazaną numerację (sugerujemy stosowanie osobnych numeracji dla faktur cyklicznych, szczególnie gdy równolegle wystawiane są ręczne dokumenty).
Numeracje
każdy numerowany dokument w Egito typu Faktury, Zamówienia, Oferty, Umowy może mieć w użyciu jednocześnie kilka różnych numeracji - przykładowo by dzielić sprzedaż wg marek lub oddziałów a nawet by wystawiać dokumenty z danymi innej działalności niż główna wpisana w Dane firmy. Więcej o numeracjach i jak je używać zostało opisane w osobnym artykule.
Eksporty księgowe
Faktury wystawione w Egito można łatwo przekazać do swojej księgowości lub do JPK dzięki eksportom księgowym.
Kody JPK
Każdej fakturze można przypisać odpowiednie kody GTU (Od GTU_01 do GTU_13), kody procedur czy rodzaju transakcji (np. MPP, MR_T, WEW, TP, I_42, TT_WNT, MK), które niezbędne są do prawidłowego eksportowania JPK-V7 (V7M i V7K dla faktur wystawianych od 01.10.2020 r.). Służy do tego specjalne pole Informacje księgowe, w którym wybieramy wszystkie kody właściwe dla tworzonego/edytowanego dokumentu. Udostępniona lista wielokrotnego wyboru zawiera Kody zarówno dla faktur sprzedażowych jak i zakupowych. Może być również uzupełniona w słownikach o własne oznaczenia, jeżeli zajdzie taka potrzeba dla celów współpracy z księgowością.