Automatyzacja procesów ofertowania – oszczędność czasu generująca zysk

Przygotowanie oferty dla klienta to podstawa działań handlowych. Niekiedy zajmuje to kilka minut, ale bywa, że czas ten znacznie się wydłuża… Jak zyskać przewagę w dobie rosnącej konkurencji, gdy klienci wymagają  indywidualnych ofert, a szybkość działania staje się czynnikiem determinującym zdobycie kontraktu? Jak zmniejszyć koszty procesu ofertowania oraz uzyskać dodatkowe korzyści?

Jednym z elementów współczesnego ofertowanie jest generowanie personalizowanych ofert na profesjonalnym poziomie. Jest to jednocześnie wyjątkowo czasochłonny proces handlowy. Większość zespołów realizuje go wykorzystując plik Word, a zatem każdorazowo uzupełniając dane klientów, kontrahentów czy parametry produktów.  A przecież obecne narzędzia IT pozwalają kilkukrotnie skrócić czas poświęcony na ofertowanie.

Ile tracisz pieniędzy na braku automatyzacji?

Ile wynosi strata wynikająca z braku automatyzacji działań? Aby odpowiedzieć na to pytanie wystarczy proste wyliczenie. Załóżmy, że zarządzamy firmą, która ofertuje 300 klientów rocznie. Każdorazowe złożenie oferty wiąże się ze sprawdzeniem dostępności towaru na magazynie, określeniem jego ceny i wprowadzeniem koniecznych parametrów do właściwej tabelki.

Jak w większości firm w kraju odbywa się to ręcznie. W pierwszej kolejności handlowiec otwiera szablon w pliku Word, po czym podmienia pola. Co oznacza stratę znacznej ilości czasu na stale powtarzane czynności. Jeśli oferta wymaga dodania odpowiednich case’ów, wiąże się to z ich odnalezieniem na dysku HDD, skopiowaniem właściwej treści i czasochłonnym justowaniu. Pod sam koniec procesu oferta jest drukowana bądź zapisywana w formacie PDF, a następnie przekazywana klientowi. Jeśli handlowiec dodatkowo jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wysłanych ofert w systemie CRM to z obserwacji przeprowadzonych u naszych klientów wynika, że proces ten rzadko jest krótszy niż 2 godziny, a zatem 600 roboczogodzin rocznie (300 ofert x 2 godziny)!

Szablonowa oszczędność

Czy istnieje sposób na skrócenie czasu ofertowania? Oczywiście! Wystarczy jednorazowo poświęcić kilka godzin na stworzenie szablonu, aby skrócić go nawet o 80%. Liczby mówią same za siebie. Skrócenie procesu o 80 % oznacza oszczędność w wysokości 480 godzin rocznie (80% x 600 godzin). To aż 3 miesiące pracy jednego handlowca. Co więcej, skrócenie czasu czynności nawet o 15 minut w skali roku daje oszczędność 75 godzin.

Wygodne narzędzie

90% firm jest w stanie ustandaryzować 90% przygotowywanych ofert. Z myślą o nich wyposażyliśmy nasz CRM w program do ofertowania. Co to oznacza w codziennych działaniach? Szybkie tworzenie ofert w oparciu o dostępne szablony, a także możliwość tworzenia własnych wersji szablonów. Dodatkowo generowania ofert bezpośrednio z zamówienia oraz korzystanie z interaktywnych katalogów. Jednym słowem oszczędność czasu i poprawa jakości pracy.

 

Ten wpis został opublikowany w kategorii Porady dot sprzedaży i oznaczony tagami , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.