Efekty sprzedaży mogą być różne nie tylko w kontekście sukcesu/porażki ale również tego jaki jest następny krok kiedy klient zaakceptuje Twoją ofertę. Egito pomoże w różnych scenariuszach:
- kiedy potrzebne jest wygenerowanie dokumentu na bazie warunków z Oferty,
- potrzebne będzie śledzenie procesu podpisywania dokumentów i przechowanie skanów,
- gdzie warunki umowne to terminy i kwoty niezbędne do rozliczenia, które w Egito możesz automatyzować.
Zdecyduj, które etapy chcesz mieć w sprawnie przebiegającym procesie i w jednym miejscu. Przejdziemy przez kilka możliwych scenariuszy jak możemy wdrożyć moduł Umowy również w Twojej firmie.
Dla kogo Umowy w CRM?
W zasadzie wiele funkcji Umów (generowanie PDF, załączniki, daty) można by zrealizować na innych modułach w uproszczony sposób, ale jak to zwykle w uproszczeniach bywa - ograniczy to niektóre zastosowania a na pewno utrudni rozdzielanie danych w organizacji. Moduł ogólnie pozwala dostosować swoje działanie do potrzeb konkretnej firmy i różnych działów łącznie z archiwizacją cyfrowych wersji dokumentów. Umowy więc traktujemy bardzo szeroko i kwestię wdrożenia należałoby zacząć od potrzeb firmy a potem sprawdzać, które narzędzia lub ich integracje pozwalają zrealizować niezbędne procedury. Dostępne są w tym module różne funkcje których zakres i powiązanie z innymi modułami ustalamy indywidualnie - omówmy kilka przykładowych zastosowań.
Generowanie umów
Tak jak pozostałe moduły Egito: Umowy również pozwalają na przygotowanie dowolnych wydruków uzupełnianych danymi z CRM (nazwy, daty, warunki). Tekst umów będzie uzupełniany danymi klienta, wybierasz właściwą wersję umowy i już można wygenerować PDF gotowy do podpisu.
Zapisywanie skanów
Podpisane dokumenty znajdą swoje miejsce w systemie tak by wyszukiwać je wg różnych kryteriów takich jak:
- Numer umowy
- Który klient
- Data podpisania
- Data zakończenia
- Wersja umowy
i tak naprawdę zależy to już od tego co przy danej umowie będzie zapisane. Dzięki temu, że pliki będą w osobny module zaprowadzisz porządek w plikach klienta i łatwiej udostępnisz je wybranym osobom.
Warunki cenowe
Wiadomo, że inna będzie umowa na pojedynczą usługę a co innego gdy ustalamy np. indywidualny cennik dla dystrybutora - Egito pozwala zapisać rózne sytuacje tak by umowa nie tylko "sama się pisała" (patrz wyżej: Generowanie dokumentów) ale również warunki te pozwalają na wyszukiwanie dokumentu oraz na automatyzacje rozliczeń na bazie zapisanych warunków. W module umowy możemy nawet włączyć pełną listę pozycji, którą uzupełniać można automatycznie na bazie Ofert/Zamówień/Faktur czyli precyzyjnie określać jakie produkty, w jakiej ilości, z jakim rabatem będą objęte umową. W ten sposób realizujemy np. umowy na sprzedaż hurtową czy zakupy dystrybutora mające ustalone indywidualne warunki na poszcególne towary czy kategorie.
Dotrzymywanie terminów
W umowie możesz uzupełniać wiele różnych dat, na bazie których uruchomisz przypomnienia czy raporty:
- Data utworzenia - kiedy pojawiła się umowa w ogóle
- Data przygotowania - kiedy udało się przygotować warunki i zaakceptowaną obupólnie treść
- Data podpisania - moment złożenia podpisów wszystkich stron
- Data wejścia w życie - kiedy podpisany dokument zacznie obowiązywać
- Data zakończenia - kiedy przestaną obowiązywać warunki umowne
- Data przedłużenia - tę akurat najczęściej wyliczamy np. na miesiąc przed zakończeniem
Każda z tych data pozwala potem Umowy filtrować i wyszukiwać na listach, a także uruchamiać przypomnienia do Klienta czy jego opiekuna.
Rozliczenia
Niezależnie czy klient ma warunki indywidualne czy ogólne moduł Umowy pomoże zastosować właściwe ceny do automatycznego rozliczania usług czy dostaw. Najwyraźniejsze przypadki to oczywiście rozliczenia godzinowe za wykonane prace ale również kwotowe zakupy w określonym czasie czy fakturowanie oparte o zużycie/pomiar. A dodajmy do tego sytuacje kiedy jednocześnie z klientem realizowane są odmienne umowy, których trzeba dopilnować niezależnie - pomożemy.
Różni kontrahenci
Zakładamy, że CRM nie musi służyć jedynie do relacji z klientami więc moduł Umowy można podzielić na osobne dokumenty podpisywane z:
- dostawcami
- usługodawcami
- partnerami
- dystrybutorami
- instytucjami publicznymi
- fundacjami
Dla każdego z zastosowań zakres użytych funkcji można wybrać niezależnie np. dostawca generuje dokumenty po swojej stronie, Egito staje się repozytorium takich zewnętrznie przygotowanych plików.
Synergia połączenia wielu zastosowań
Zauważmy jaki może być finalny efekt zastosowanie spójnie poszczególnych funkcji:
- warunki po negocjacjach automatycznie przenoszone są do Umów
- wydrukowana Umowa zgodna jest z wynegocjowanymi warunkami
- skan/podpisany dokument zapisany jest przy kliencie i łatwo go odnaleźć
- łatwiej dotrzymać umówionych warunków stosując dane z umowy do realizacji i rozliczeń
- bez problemu przedłużysz umowę (bo pamiętasz o kliencie, który jest jednocześnie zadowoolony z dotychczasowej realizacji)
- minimalizujesz czas niepotrzebnie zużywany na zarządzanie wieloma aplikacjami i wymianą informacji między różnymi działami.
- mimochodem powstaje zarówno czytelne archiwum dokumentacji oraz historia warunków jakie zmieniały się w czasie współpracy z danym klientem.
Jak uruchomić Umowy w Egito CRM?
Z poziomu administratora: w ustawieniach przechodzimy do Ustawień modułów na liście dostępnych włączamy wybrany moduł Umowy. Po ponowym zalogowaniu Umowy pojawią się wśród zakładek w górnym pasku - należy pamiętać o uprawnieniach dla konkretnych użytkowników aby mogli skorzystać z nowouruchomionych opcji.
Chcesz zapisywać lub generować Umowy w Egito? Porozmawiajmy jak możesz skorzystać z tego modułu? Napisz lub zadzwoń