Większość narzędzi tzw. produktywnych koncentruje się na dwóch typach aktywności: zadaniach i nawykach. W kontekście biznesowym natomiast nie można pominąć tego co najczęsciej bywa przedmiotem umowy z pracowinkiem czy podwykonawcą: o obowiązkach.
Omówmy sobie czym się różnią te 3 typy działania i jak CRM Egito może pomóc w realizacji codzinnej pracy.
Zadania
Zadnia mogą być bardzo ogólne lub szczegółowe wręcz do atomowych cząstek zleconej pracy. Poziom detali zależy najczęściej od tego co można przypisać jednej osobie. Często gdy zadania nie są zbyt drobne - konieczne jest przypisywanie wielu osób do jednego "taska" - co nie w każdym systemie jest w ogóle możliwe.
Zadaniami są pojedyncze czynności, których wykonanie składa się na etap, krok, realizację w ramach projektu czy po prostu zamknięcie zgłoszonych kwestii. Często suma wielu drobnych To-Do - sukcesywnie zamykanych przez delegowane osoby - wskazuje stan realizacji i zgodność z zaplanowanym harmonogramem czy kontrolą jakości w procesie.
Nawyki
O nawykach najbardziej mówi się w kontekście rozwoju osobistego i pracy nad swoimi zwyczajowymi czynnościami, których efekty wiemy, że będą miały pozytywny wpływ na realizację długoterminowych celów. W biznesie może to oznaczać lepszą dyscyplinę finansową, dbałość o jakość wykonywanych zadań, zadowolenie klientów, szlifowanie zawodowych umiejętności. Stąd wprowadza się do rozwiązań różnego rodzaju grywalizację jako "marchewkę" czy motywację, która pozwoli po pierwsze dostrzegać efekty wykonywania małych kroków i śledzić na bieżąco postępy. Duże znaczenie ma również pozytywne wsparcie w postaci słów uznania i nagród czy odznak będących uzewnętrznieniem tych postępów.
Obowiązki
Rzadko spotykanym określeniem, mimo biznesowgo kontekstu, są w aplikacjach produktywnych Obowiązki. Biorąc pod uwagę, że to one są elementem umów o pracę i bieżąca współpraca prawie zawsze oznacza wykonywanie jakichś stałych czynności stwierdziliśmy, że czas wprowadzić takie określenie do aplikacji dla biznesu. Lista spisanych obszarów jakie wymagają uwagi i mają określone osoby odpowiedzialne za dany obszar przynosi wiele korzyści:
- pracownicy wiedzą czego się od nich oczekuje
- pracodawca wie, jakie kwestie muszą być zaopiekowane i czy na pewno wszystkie już mają swoich opiekunów
- dostawca aplikacji (czyli my) może pomóc w bieżącej pracy, rozbudować system o potrzebne funkcje, zapewnić korzyści dla użytkowników i organizacji, która dany system wdrożyła i używa.
Na swoim panelu użytkownicy może mieć podgląd na listę swoich obowiązków, z których kazdy może prowadzić bezpośrednio do miejsca w systemie (lub poza nim) gdzie wybrany obszar wymaga funkcji lub danych. Przykładowo osoba zajmująca się windykacją będzie mogła od razu przechodzić do listy przeterminowanych a nierozliczonych faktur.
Wazne cechy tego rozwiązania:
- można dodawać własne teksty, skróty, nazwy, określenia więc łatwiej się odnaleźć nawet przy pierwszym logowaniu;
- obowiązki można delegować oraz współdzielić;
- lista obowiązków wspomaga onboarding nowych użytkowników;
- linki mogą prowadzić do modułów wewnątrz Egito CRM, ale równie dobrze mogą to być zewnętrzne URL np. do folderów czy dokumentów online.
Bardzo ważna jest prostota tego rozwiązania oraz możliwość personalizacji na poziomie indywidualnym tzn. każdy może dodawać dobie nowe rodzaje obowiązków oraz stosować własne nazewnictwo (chyba, że obowiązek "przyszedł z góry") tak aby opcja ta pozwalała sprawnie przechodzić po zalogowaniu w wir spraw, za które się odpowiada.
Wiemy, że Obowiązki to zupełnie nowa koncepcja w CRM więc pomożemy Ci skutecznie skorzystać z tej nowej opcji w kontekście Twojej organizacji