Migracja bez granic – Eksport/Import danych [infografika]

Blog title

Prowadząc swój biznes zapewne masz już wypracowaną bazę kontaktów, z którymi chciałbyś kontynuować współpracę niezależnie od tego czy dopiero wprowadzasz cyfrowe rozwiązania czy migrujesz z jednego systemu do drugiego. Często spotykamy się z prośbą o pomoc przy imporcie do naszego systemu. Chętnie podzielimy się więc naszymi doświadczeniami o napotykanych trudnościach i ich pokonywaniu. Dla wzrokowców mamy również infografikę.

Przygotowanie bazy

Przeniesienie z jednego systemu do drugiego oznacza, że nowy system ma dane odczytać i wczytać do swojej bazy. Jeżeli dane będą zapisane z brakami lub błędami to będą one odtworzone w nowym systemie. Do Ciebie należy decyzja czy poprawki zostaną naniesione przed czy po migracji. Zapewne decyzja ta będzie w dużej mierze zależna od tego, w którym systemie łatwiej dostrzec nieprawidłowości oraz gdzie szybciej się je poprawia.

Eksport

Bez względu na wykorzystywane rozwiązania analogowe (notes, kartki, zapiski ręczne) lub cyfrowe (bazy danych, programy i aplikacje) najważniejszy jest porządek. Jeżeli baza budowana była w systematyczny i planowy sposób nie powinno być większych problemów z jej eksportem/cyfryzacją.  Ostatecznie ważne by osiągnąć plik cyfrowy, który będzie można importować do nowego systemu.

Uwaga: eksportowane pliki zachowują strukturę z poprzedniego systemu, która niekoniecznie może być możliwa do odtworzenia w nowym. W trakcie migracji konieczne będzie wskazanie źródła i docelowego miejsca importu np. przypisanie kolumn jednej bazy do kolumn w drugiej.

Rodzaje plików

Transport danych wymaga nośnika, w którym zapisane będą dane oraz informacja dotycząca ich interpretacji co można przedstawić jako wiersze tabeli (dane) oraz nagłówki kolumn (interpretacja). Przy eksporcie najczęściej spotkasz się z plikami baz danych lub popularnymi formatami .xls.csv.

W obu przypadkach kolejne rekordy są wierszami w pliku. Różnica pojawia się w sposobie rozdzielenia kolumn. Dla pliku xls plik jest tabelą z wyraźnymi kolumnami, czytelną siatką podziału danych. Plik .csv nie wyświetla siatki jednak importer jest w stanie oddzielić poszczególne kolumny za pomocą separatorów (przecinków, średników, tabulatorów).

Kodowanie

Plik, za pomocą którego przenosisz dane, ma swoje kodowanie. Ze względu na różne standardy potrzeba by importer obsługiwał jak najwięcej z nich lub wyraźnie wskazał jakiego pliku potrzebuje dla poprawnego importu.

Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest standard Unicode połączony z UTF-8 pozwalający na poprawny zapis i odczyt każdego pisma świata.

Importer

Dodanie danych zapisanych w pliku odbywa się za pomocą importera, aplikacji która po odczytaniu struktury pliku umożliwia przypisanie elementów tej struktury do odpowiednich miejsc w nowym systemie. Najpierw importer czyta samą strukturę by dopiero po jej właściwym przypisaniu rozpocząć dodawanie bazy danych do nowego systemu.

Na ogół po dodaniu rekordów z importowanego pliku podana zostanie informacja o rezultatach importu – ilości poprawnie dodanych informacji, czasem nawet z możliwością korekcji wyłapanych błędów.

Pamiętać trzeba, że błędem dla importera jest problem z dodaniem rekordu do bazy systemu. Rekordy z błędami z poprzedniej bazy np. brakami numerów telefonu raczej nie zostaną zasygnalizowane.

Integracja

W nowoczesnym świecie informacji ich krążenie, migracja i przekazywanie będzie odbywać się coraz płynniej i bezproblemowo. Zamiast eksportować i importować pliki można zastosować stałą integrację, która pozwoli na systematyczne przekazywanie informacji pomiędzy dwoma systemami. Jednak jak i przy imporcie prosty temat okazuje się możliwy do opisania w postaci wielu dłuższych artykułów. Tych zaś o imporcie i innych możliwościach związanych z szybką i efektywną pracą z danymi spodziewać się można na naszym blogu już niedługo (w zasadzie to zawsze).

Import

 

Jeżeli interesuje Cię jak wygląda migracja w systemie Egito CRM znajdziesz dokładniejszy opis w  naszej Bazie wiedzy.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Porady dot sprzedaży i oznaczony tagami , , , , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.